Trong thời kỳ Đại chuyển đổi, quản lý hiệu quả là điều các nhà lãnh đạo quan tâm. Thế giới chúng ta đã trải qua bước chuyển mình đầy biến động sang thiên niên kỷ mới với sự phức hợp không ngừng gia tăng trên toàn cầu. Từ đó dẫn tới cách thức quản lý cũ dành cho thế giới đơn giản hơn đã trở thành lạc hậu. Đối mặt với những thách thức của sự biến đổi, thế giới đòi hỏi khả năng quản lý sự phức hợp và các nhà quản lý cần hiểu về quản lý hiệu quả.

Theo GS. Fredmund Malik, chuyên gia nổi tiếng nhất Châu Âu về quản lý, lãnh đạo và quản trị, để doanh nghiệp có hiệu quả làm việc tốt, câu hỏi nên đặt ra dành cho các nhà lãnh đạo nên là: Ai là người quản lý hiệu quả? Từ đó các nhà lãnh đạo nên nhận ra rằng Quản lý hiệu quả có thể học hỏi. Sau đây là những cách để hiểu và xây dựng  quản lý hiệu quả:

Nghề nghiệp và Chuyên nghiệp

Chúng ta nên cho rằng quản lý là một nghề cơ bản phải đáp ứng các yêu cầu cũng giống như các nghề khác. Vì vậy, sự chuyên nghiệp là trọng tâm, bên cạnh bất cứ điều gì có thể được đào tạo cho nghề này.

Xác định tiêu chí lựa chọn

Tiêu chí lựa chọn các yếu tố để coi quản lý là một nghề, và hơn hết đảm bảo sự hiệu quả của nó là như sau: Thứ tất cả mọi người cần, mọi lúc và mọi nơi, để trở nên hiệu quả và có thể quản lý là gì?

Nguyên tắc Tối đa – Tối thiểu

GS. Fredmund Malik đã nêu quan điểm về chọn số lượng tối thiểu các yếu tố để tạo ra số lượng tối đa các ứng dụng thông qua sự kết hợp. Điều này giúp đạt được sự học hỏi tiết kiệm và con đường học hỏi nhanh nhất. Khi bạn đã học được cách quản lý tốt, bạn sẽ có thể áp dụng nó mọi lúc mọi nơi. Các thành phần của nó có thể được định hình tùy theo tình huống cụ thể. Đồng thời, mô hình và ứng dụng của nó cũng có thể tiến hóa liên tục.

Sự khác biệt giữa các Hoạt động tác nghiệp và Hoạt động quản lý

Các hoạt động tác nghiệp phải được tách biệt rõ ràng với những hoạt động quản lý. Thứ trước liên quan tới công việc, chúng bắt nguồn từ loại hình tổ chức hoặc mục đích cụ thể và có thể gồm những việc như lựa chọn nhân sự, marketing, hoặc nghiên cứu. Các hoạt động quản lý, ngược lại, là phổ thông và bắt nguồn từ nhu cầu của mọi tổ chức về thiết kế và kiểm soát. Chúng được dùng để hướng dẫn và kiểm soát các hoạt động tác nghiệp.

6 nguyên tắc quản lý hiệu quả

• Nguyên tắc đầu tiên: Tập trung vào kết quả

Điều quan trọng nhất trong quản lý là kết quả. Quản lý là một nghiệp vụ nhằm đạt kết quả – thông qua một cá nhân và thông qua những người khác. Kết quả là nguồn động lực: Làm việc không thể lúc nào cũng thú vị – nhưng khi đạt được kết quả sẽ là nguồn động lực cao.

• Nguyên tắc thứ hai: Đóng góp vào tổng thể

Điều quan trọng trong hệ thống quản lý là đóng góp vào tổng thể. Đây là cơ sở định hướng khách hàng. Nó sắp xếp những kết quả cá nhân và điều chỉnh chúng phù hợp với mục đích của tổ chức. Đó là yêu cầu chủ yếu đối với hành vi và tính chủ động của doanh nghiệp, tổ chức. Mỗi cá nhân đều không quan trọng vị trí, mà đều hướng tới mục đích chung là đóng góp vào tổng thể.

• Nguyên tắc thứ ba: Tập trung

Tập trung vào một số ít việc, nhưng thiết yếu. Một trong những mối nguy hiểm lớn nhất đối với những người quản lý bận rộn đó là trở nên rối trí. Do vậy, sự tập trung là chìa khóa dẫn đến kết quả. Các điều cần chú ý là: Quản lý thời gian, ủy thác, giao việc, loại bỏ một cách hệ thống

• Nguyên tắc thứ tư: Tận dụng các điểm mạnh

Trong quản lý nhân sự, các nhà quản lý nên Tận dụng các điểm mạnh sẵn có. Điểm nhấn ở đây là điểm mạnh “đang tồn tại”, chứ không phải những điểm mạnh phải được tìm kiếm, xây dựng. Điểm yếu cần phải được làm cho không có liên quan tới các công việc được giao – đây là mục đích chính của một tổ chức.

• Nguyên tắc thứ năm: Niềm tin

Nguyên tắc tiếp theo là niềm tin lẫn nhau. Niềm tin tạo ra tình hình quản lý thiết thực và bền vững. Cách thức tạo niềm tin:

• Việc tạo ra niềm tin đòi hỏi tính ngay thẳng
• Tính xác thực – cách xử sự cơ bản là điều quan trọng hơn “phong cách quản lý”
• Lắng nghe tạo nên niềm tin.

• Nguyên tắc thứ sáu: Tư duy tích cực và mang tính xây dựng

Nguyên tắc quan trọng tiếp theo là tư duy tích cực hoặc mang tính xây dựng. Người quản lý hiệu quả sẽ tìm kiếm cơ hội.

Quản lý hiệu quả bắt nguồn từ khoa học điều khiển hệ

Để làm chủ sự phức hợp to lớn của Thế kỷ 21, cần phải có những cách tư duy và hành động hoàn toàn khác biệt. Những nền tảng của chúng được tạo ra bởi các khoa học về sự phức hợp, cụ thể là khoa học điều khiển: Đây là khoa học về sự hoạt động tin cậy của những hệ thống cực kỳ phức hợp.

Khoa học điều khiển là khoa học về sự hiệu quả, đúng đắn và tốt đẹp trong kiểm soát, điều tiết, định hướng và phát triển. Quản lý là việc áp dụng đúng cách và hiệu quả. Nguyên tắc mấu chốt cho quản lý đúng và tốt, hoặc là khoa học điều khiển, là như sau: Hãy tổ chức một hệ thống phức hợp để nó có thể tự tổ chức, tự điều tiết, tự đổi mới và tiến hóa hơn nữa.

Tóm lại, để thành công trong môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, các nhà lãnh đạo nên nắm rõ những nguyên tắc cốt lõi của quản lý hiệu quả, dũng cảm vượt qua chính mình, sử dụng các công cụ phù hợp để quản lý và phát triển doanh nghiệp bền vững.

Trích lược từ cuốn sách “Quản lý hiệu quả trong một thế giới đại chuyển đổi” của GS. Fredmund Malik.