Ai cũng có chính xác cùng một lượng thời gian để sử dụng – không phải tính theo cả đời, mà là thời gian mỗi ngày. Tuy nhiên, nếu bạn quan sát cách mọi người sử dụng thời gian của họ, bạn sẽ thấy sự khác biệt rất lớn. Ý thức về thời gian được hình thành và phát triển rất khác nhau giữa người này và người khác. Nhiều người hầu như không nhận thức được tầm quan trọng của thời gian. Ngược lại, một số ít người lại cực kỳ nhạy cảm với nó. Phần lớn mọi người có một mối quan hệ mơ hồ, không rõ ràng với thời gian. Chỉ một số ít từng thực sự suy nghĩ có hệ thống về thời gian và các đặc tính của nó. Đáng tiếc thay, tự nhiên không ban cho chúng ta một cơ quan nhận biết thời gian nào; vì thế, cảm giác về thời gian của hầu hết mọi người là rất thiếu tin cậy.
Một năm có bao nhiêu giờ?
Trong các buổi giảng và hội thảo, tôi luôn hỏi người tham dự một câu liên quan đến chủ đề thời gian: Bạn có biết: Một năm có bao nhiêu giờ không?
Chỉ chưa đến 1% số người trả lời được nhanh chóng và tự nhiên – không cần suy nghĩ hay tính toán – bởi vì họ biết: Một năm có 8.760 giờ. Đó là nhiều hay ít? Tất cả phụ thuộc vào cách bạn sử dụng thời gian.
Tôi có bao nhiêu thời gian?
Hầu hết mọi người cần khoảng 8 tiếng ngủ mỗi ngày. Vậy sẽ còn lại khoảng 5.800 giờ mỗi năm mà bạn thực sự có thể sử dụng. Con đường dẫn đến hiệu quả bắt đầu bằng câu hỏi: Tôi muốn sử dụng 5.800 giờ tỉnh táo mỗi năm của mình như thế nào? Mỗi người phải tự đưa ra câu trả lời – nhưng quan trọng là bạn phải tự trả lời. Nếu không, bạn không quản lý được thời gian của mình; mà chính thời gian sẽ “quản lý” bạn. Khi đó, bạn không thể hiệu quả, và cứ để mặc mình trôi dạt qua cuộc đời một cách vô định.
Hiệu quả không có nghĩa là làm việc đủ 5.800 giờ mỗi năm. Ngược lại, khẩu hiệu đáng nhớ là: “Làm ít hơn để đạt được nhiều hơn.”
Tôi sử dụng thời gian của mình như thế nào?
Bạn phải chủ động và có ý thức quyết định cách mình muốn sử dụng thời gian tỉnh táo của bản thân: Bao nhiêu thời gian bạn muốn hoặc cần dành cho công việc? Bao nhiêu phần bạn muốn dành cho gia đình? Bao nhiêu thời gian bạn nên giữ cho chính mình? Và bao nhiêu bạn muốn dành cho những mối quan tâm cá nhân? Những ai không suy nghĩ hệ thống về những câu hỏi này, không đặt ra các quyết định cứng rắn, sẽ có nguy cơ bị cuốn đi bởi hoàn cảnh – thậm chí có thể bị thúc ép đến mức kiệt sức hoặc ốm bệnh.
Công cụ hiệu quả nhất để sử dụng thời gian chính là lịch trình, kế hoạch. Mỗi người nên bắt đầu sắp xếp nó từ sớm. Có rất nhiều người chờ đến quá muộn mới làm việc này. Việc xác lập trước các thông số quan trọng từ hai đến ba năm là điều rất quan trọng.
Điều này không có nghĩa là lập kế hoạch cứng nhắc, mà là sắp xếp khung lịch trình một cách linh hoạt. Không phải lúc nào bạn cũng làm đúng ý định như đã tưởng tượng. Sẽ luôn có những việc phát sinh, những chuyện khẩn cấp, và bạn sẽ luôn phải điều chỉnh hoặc thay đổi ưu tiên. Điều đó hoàn toàn bình thường – thực tế nó là một phần không thể tránh khỏi trong cuộc sống của những người làm lãnh đạo. Nhưng nó không làm thay đổi nhu cầu cơ bản: vẫn cần sắp xếp thời gian của mình thông qua lịch trình.
Bắt đầu với một tầm nhìn dài hạn…
Tầm nhìn dài hạn đóng vai trò then chốt, bởi hầu hết những người đang chịu áp lực lớn về công việc thường khó có thể thay đổi nhiều trong ngắn hạn. Đối với hầu hết các nhà quản lý, lịch trình cho năm tới gần như đã được ấn định từ sớm, xuất phát từ những cam kết, nghĩa vụ và trách nhiệm đã có từ trước.
Nếu bạn muốn thực hiện một sự thay đổi mang tính đột phá, bạn sẽ cần một khoảng thời gian dài để thích nghi và điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu không bắt đầu thay đổi ngay từ bây giờ, thì mọi thứ sẽ mãi dậm chân tại chỗ. Nếu không kiểm soát được thời gian và tận dụng hiệu quả quỹ thời gian ít ỏi hiện có, thì bạn khó có thể trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ. Việc tối ưu hóa thời gian phải bắt đầu từ câu hỏi: Tôi nên ngừng làm gì trong tương lai?
Và câu hỏi đầu tiên có thể là: “Ai nói rằng tôi nhất định phải ngủ đủ 8 tiếng mỗi ngày? Liệu tôi có thể chỉ ngủ 7 giờ mà vẫn đảm bảo sức khỏe không? Nếu cắt giảm một giờ ngủ một ngày, tôi sẽ có thêm 45 ngày trong năm để làm việc, học tập hoặc tận hưởng cuộc sống – tương đương với 12% thời gian được gia tăng!
Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược biên dịch từ Malik Letter, số 22 tháng 5. 2025
Tham khảo các cuốn sách thuộc Bộ sách Thực hành Quản lý hiệu quả của GS. Fredmund Malik
👉🏻 Quản lý: Những điều cốt lõi
👉🏻 Đi trong thế giới mơ hồ: Cần phải quản lý, quản trị và lãnh đạo tổ chức như thế nào?
👉🏻 Chiến lược: Định hướng trong một Thế giới Mới phức hợp
👉🏻 Chính sách và Quản trị Công ty hiện đại: Để các tổ chức tự điều chỉnh và thích ứng
💪🏻 Đặt sách chính hãng qua fanpage SLEADER hoặc TIKI: https://tiki.vn/cua-hang/sleader
———————————————
VIỆN NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN LÃNH ĐẠO CHIẾN LƯỢC
Con đường đúng, tương lai sáng
🏢Địa chỉ: 266 Lạc Long Quân, Phường Bưởi, Quận Tây Hồ, Hà Nội
🌐Website: sleader.vn
📧Email: [email protected]
📞Hotline: 0965 965 368 / 0969 753 688 / 024 3201 1519
📱Zalo: Viện Lãnh đạo chiến lược Sleader/ 0969 753 688
