Những sự kiện mang đầy tính phức hợp diễn ra gần đây đã khiến cho các nhà lãnh đạo ở mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô tự đặt ra cho mình câu hỏi: Làm thế nào để tổ chức của tôi tiếp tục được vận hành bài bản trong trạng thái “bình thường mới”? Một nhà quản lý tốt có thể dựa vào đâu để đưa tổ chức của mình phát triển bền vững trong thời kỳ bất định? Những người như Steve Jobs, Angela Merkel hay Andrew Carnegie có điểm gì chung? Câu trả lời là: Họ nắm giữ “chìa khóa” của Quản lý Đúng và Tốt.

Quản lý Đúng và Tốt?

Theo GS. Fredmund Malik, nhà sáng lập Tập đoàn Malik, Thụy Sỹ, cốt lõi của việc quản lý có thể được gói gọn lại trong cụm từ “Quản lý đúng và tốt”. Trong đó, quản lý đúng là làm đúng việc, xác định đúng mục tiêu, từ đó sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển đúng hướng. Quản lý tốt là làm việc đúng cách, đúng phương pháp để có thể tối ưu nguồn lực, từ đó đạt hiệu suất trong công việc. Thực hiện việc quản lý tốt có nghĩa là: khi đứng trước nhiều phương án thực hiện, nhà quản lý phải so sánh lợi ích và chi phí của từng phương án, cân nhắc kỹ để lựa chọn giải pháp giúp đạt được kết quả cao mà phí tổn là thấp nhất. Trong khi quản lý đúng là hướng đến hiệu quả, thì quản lý tốt hướng tới hiệu suất trong thực hiện công việc. Giáo sư Fredmund Malik cũng đưa ra Bánh xe quản lý bao gồm 5 nhiệm vụ, 6 nguyên tắc và 7 công cụ để giúp quản lý có thể thực hiện được 2 mục tiêu đó là hiệu quả (quản lý đúng) và hiệu suất (quản lý tốt).

Các nhiệm vụ và công cụ trong quản lý

Để quản lý hiệu quả, cần đảm bảo hoàn thành 5 nhiệm vụ, bao gồm: Đề ra mục tiêu, Tổ chức và sắp xếp công việc, Ra quyết định, Giám sát – Đo lường – Đánh giá và Phát triển con người.

Để phục vụ mục đích quản lý, các nhà quản trị có thể sử dụng 7 công cụ: Các cuộc họp, Báo cáo, Công cụ sắp xếp công việc, Phương pháp làm việc cá nhân, Ngân sách và hoạch định, Đánh giá hiệu suất và “Xả thải” một cách có hệ thống những thứ không cần thiết.

6 nguyên tắc vàng để trở thành một nhà quản lý hiệu quả

Hiểu được những nhiệm vụ và công cụ của một nhà quản lý sẽ giúp ta hiểu rõ hơn những tiêu chí nào khiến họ đạt hiệu quả và hiệu suất tốt hơn trong tổ chức.

Nguyên tắc 1: Hướng vào kết quả

Một nhà quản lý có năng lực luôn hướng tới kết quả thay vì tập trung vào quá trình. Mục tiêu của họ luôn là “tổ chức đạt được gì”, chứ không phải “tổ chức đã làm được gì”, và điều này cũng buộc họ phải sử dụng những công cụ quản lý tốt hơn để hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn. Nguyên tắc này cũng thể hiện rõ nhất năng lực và thành quả của người làm quản lý.

Nguyên tắc 2: Đóng góp vào tổng thể

Đạt được kết quả thôi chưa đủ, nhà quản lý tốt sẽ tập trung tạo ra kết quả phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Việc hướng toàn bộ sự tập trung vào một mục đích chung của tổng thể sẽ giúp họ sử dụng nguồn lực và các công cụ quản lý một cách tiết kiệm, hiệu quả, và đạt năng suất cao.

Nguyên tắc 3: Tập trung vào một vài thứ

Các nhà quản lý thường xuyên chịu nguy cơ phân tâm, phân tán nguồn lực. Bí quyết của những nhà quản lý thành công đó là sự tập trung. Các giám đốc điều hành hiệu quả chỉ làm từng việc một thôi. Chính vì vậy, để đạt hiệu quả cao nhất, nhà quản lý phải học được nguyên tắc tập trung, bởi vì nguyên tắc này gần như tự động đảm bảo tính chuyên nghiệp trong công việc nhờ vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên đúng đắn ngay từ đầu.

Nguyên tắc 4: Sử dụng điểm mạnh

Cả trong việc sử dụng nhân sự lẫn trong công việc cá nhân, nhà quản lý hiệu quả cần phải có tư duy tận dụng điểm mạnh chứ không phải tập trung vào việc loại bỏ điểm yếu. Một người chỉ có thể phát huy hết tiềm năng của mình khi được làm việc mình giỏi, thay vì phải liên tục cải thiện và làm những việc không thuộc sở trường. Một tổ chức cũng vậy. Một nhà quản lý tốt sẽ luôn chú trọng phát triển con người theo hướng tận dụng điểm mạnh, bởi họ hiểu rằng tổ chức chỉ mạnh khi các cá nhân đều mạnh.

Nguyên tắc 5: Lòng tin và sự tín nhiệm

Một nhà quản lý hiệu quả cần có lòng tin lớn vào tổ chức, cũng như phải có được lòng tin từ các thành viên trong tổ chức. Tinh thần tập trung cao độ và một lòng hướng tới mục đích chung sẽ giúp họ toàn tâm toàn ý với công việc, và như vậy sẽ mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với những người thiếu lòng tin. Sự kiên định, lòng trung thành và một tính cách chính trực là vô cùng quan trọng với người ở vị trí quản lý trong việc xây dựng lòng tin và tạo sự tín nhiệm.

Nguyên tắc 6: Suy nghĩ tích cực

“Làm thế nào để tìm ra cơ hội trong vấn đề?” và “Làm thế nào để tận dụng những gì có sẵn, dù tốt hay xấu, để tạo ra kết quả tốt nhất cho tổ chức?” là những câu hỏi thường trực với các nhà quản lý hiệu quả. Nguyên tắc này thúc đẩy các nhà quản lý phải nhìn nhận vấn đề với con mắt khách quan và luôn hướng tới kết quả tốt nhất có thể, đồng thời có một tinh thần vững vàng để làm chỗ dựa cho tổ chức.

Bắt đầu hành trình quản lý tổ chức/doanh nghiệp hiệu quả với Sleader

Trong một thế giới biến chuyển từng ngày, một nền tảng vững chắc về quản lý là điều bất kỳ tổ chức nào cũng cần. Với cuốn sách Quản lý – Những điều cốt lõi được Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược (Sleader) mang tới độc giả Việt Nam, bạn đọc sẽ được tiếp cận với những lý thuyết bài bản nhất về nghề quản lý do GS.TS. Fredmund Malik đúc kết sau hơn 30 năm nghiên cứu, tư vấn và giảng dạy trên toàn thế giới.

Tìm đọc Quản lý: Những điều cốt lõi ngay tại đây hoặc liên hệ Ms Loan 0833660096 để nhận tư vấn trực tiếp từ Sleader.

Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược (Sleader)