Chúng ta cần quản lý để làm gì? Liệu quản lý có thực sự cần thiết? Điều gì sẽ xảy ra nếu không có quản lý? Có bao nhiêu cách khiến quản lý bị hiểu sai? Và liệu chúng ta có thể tìm được những câu trả lời ý nghĩa cho những câu hỏi này?

1. Khả năng tận hưởng cuộc sống

Quản lý đúng là kỹ năng cần thiết đối với tất cả mọi người. Đó là chìa khóa để mỗi cá nhân sống và làm việc hiệu quả hơn. Dù bạn là lãnh đạo hay nhân viên, kỹ năng quản lý là không thể hiếu. Trong thời đại ngày nay, kiến thức và kỹ năng quản lý trở thành điều kiện tiên quyết để tìm kiếm việc làm.

Nên tảng của quản lý đúng nằm ở khả năng tự quản lý bản thân một cách hiệu quả. Quản lý cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới đều xuất phát từ nền tảng này. Cũng giống như kỹ năng đọc và viết của thế kỷ 18, kỹ năng quản lý giờ đây đã trở thành một yếu tố thiết yếu đối với con người ở thế kỷ 21.

 

2. Công cụ tư duy và hành động

Quản lý đúng đòi hỏi sự kết hợp giữa tư duy đúng đắn và hành động hiệu quả. Đây là một nghề chuyên biệt, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm trong việc chuyển hóa ý tưởng thành kết quả thực tế. Những người làm việc trí óc thường có xu hướng tập trung quá nhiều vào suy nghĩ mà không chú trọng đến hành động. Tuy nhiên, kiến thức chỉ thực sự có giá trị khi được áp dụng để tạo ra kết quả. Quản lý đúng  là nghệ thuật kiểm soát quá trình chuyển đổi từ ý tưởng thành kết quả thực tế, mang lại hiệu suất cao và thành công bền vững.

 

3. Khả năng học hỏi

Một câu hỏi thường gặp: “Quản lý có thể học được hay không?”. Nhưng câu hỏi đúng phải là: “Những gì trong quản lý có thể học được?”. Không phải ai cũng có khả năng học tốt mọi khía cạnh của quản lý nhưng điều chắc chắn là ai cũng có thể học nhiều hơn họ nghĩ. Một số người có lợi thế hoặc điều kiện thuận lợi hơn, trong khi những người khác cần nỗ lực nhiều hơn để đạt được thành công trong quản lý.

 

4. Định hướng trong sự mơ hồ

Quản lý đúng cung cấp khả năng định hướng trong những tình huống không chắc chắn. Một người quản lý giỏi sẽ luôn có những chuẩn mực rõ ràng, giúp họ không bị phụ thuộc vào các phong cách quản lý cá nhân và dễ dàng nhận diện những hiểu lầm tiềm ẩn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng mà còn giảm thiểu đáng kể các sai lầm, nâng cao hiệu quả trong công việc.

 

5. Tính phổ quát và giống nhau ở mọi nơi

Quản lý đúng và quản lý tốt mang tính phổ quát và không phụ thuộc vào văn hóa. Sự khác biệt về văn hoá là quan trọng, nhưng vì lý do khác. Ảnh hưởng của văn hóa đến cách quản lý và vận hành tổ chức thường không lớn như chúng ta tưởng.

Mọi tổ chức hiệu quả trên thế giới đều được quản lý theo cách tương tự nhau. Trong khi đó, quản lý sai có rất nhiều hình thức khác nhau, được chỉ ra bởi nhiều nghiên cứu thực nghiệm, bắt đầu với cuốn sách “Bản chất của Việc Quản lý” của Henry Mintzberg.

Logic này cũng được áp dụng cho nhiều thứ khác. Ví dụ, bạn có thể chơi golf sai theo vô số cách, nói tiếng Anh sai hay lái xe sai. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể làm đúng theo một cách – cách đúng.

 

6. Tính chuẩn mực: Quản lý đúng nên như thế nào?

Câu hỏi then chốt là: Quản lý cần phải như thế nào để vừa đúng, tốt và thực sự hiệu quả? Điều này không liên quan đến chủ nghĩa giáo điều, dù đôi khi có thể bị hiểu lầm như vậy. Cũng giống như một bác sĩ có thể hình dung khá rõ ràng về hình ảnh của một “người khỏe mạnh,” chúng ta cũng có thể xác định rõ ràng một “tổ chức hiệu quả” là như thế nào. Những gì thực sự hiệu quả có thể được xem là tiêu chuẩn và mục tiêu, bởi chính tính hiệu quả chứng minh giá trị.

 

 

7. Khả năng áp dụng cho mọi tổ chức

Quản lý đúng giống như “hệ điều hành” của tổ chức và có thể áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào. Điều kiện tiên quyết để các tổ chức vận hành hiệu quả là tính tương thích trong cách quản lý toàn bộ tổ chức. Điều này tương tự với hệ điều hành máy tính. Tính tương thích được đảm bảo bởi sự thống nhất trong thuật ngữ và logic của Mô hình Quản lý Hiệu quả. Điều này tạo ra một ngôn ngữ chung và sự đồng thuận. Chỉ khi có sự thống nhất này, tổ chức mới đạt được sự thấu hiểu. Đây cũng là cách duy nhất để giao tiếp hiệu quả và giảm thiểu các xung đột. Thực tế, điều này giúp loại bỏ hơn một nửa nhu cầu về các chương trình đào tạo giao tiếp và giải quyết xung đột trong tổ chức.

 

 

8. Áp dụng vào các mức độ khó khác nhau

Quản lý đúng và tốt có thể áp dụng cho mọi tổ chức, mọi công việc, cho cả những, hoạt động thường ngày và đổi mới sáng tạo, cho tổ chức và cả cá nhân. Mô hình quản lý và các yếu tố bên trong vẫn giữ nguyên không thay đổi. Tuy nhiên, cách thức áp dụng mô hình này có thể gặp khó khăn ở những mức độ khác nhau. Vì vậy, để áp dụng thành công đòi hỏi người quản lý có nhiều kinh nghiệm, sự thành thạo và đôi khi cần đến sự điêu luyện.

 

9. Văn hóa vận hành hiệu quả

Quản lý đúng và tốt thiết lập một văn hóa vận hành đáng tin cậy. Một tổ chức hiệu quả cần xây dựng các giá trị văn hóa cốt lõi như: văn hóa hiệu suất, văn hóa hiệu quả chuyên nghiệp, văn hóa tin cậy, văn hóa đổi mới sáng tạo, văn hóa trách nhiệm, và văn hóa giúp mọi người tìm thấy ý nghĩa trong công việc và cuộc sống. Đây là những giá trị văn hóa bất biến ở cấp độ quản lý.

Trong khi đó, ở cấp độ tác nghiệp, tồn tại các giá trị văn hóa khác tập trung vào thực thi và mục tiêu kinh doanh. Những giá trị này xoay quanh sứ mệnh của doanh nghiệp và các yếu tố cụ thể để đạt được sứ mệnh đó, chẳng hạn như chất lượng sản phẩm/dịch vụ, lợi ích mang lại cho khách hàng, chi phí và giá cả.

Nếu hai cấp độ giá trị văn hóa này bị nhầm lẫn hoặc pha trộn, tổ chức sẽ mất đi sự định hướng rõ ràng, dẫn đến vận hành không hiệu quả và xa rời mục tiêu cốt lõi.

 

10. Tính hiệu quả

Người ta thường đề cao sự sáng tạo, năng lực xã hội và tài năng — điều này hoàn toàn đúng. Tuy nhiên, điều thực sự quan trọng không chỉ là có những yếu tố đó, mà là biến sự sáng tạo thành hành động, áp dụng năng lực xã hội vào thực tế và khai thác tài năng một cách hiệu quả. Tất cả chỉ có thể thực hiện thông qua quản lý hiệu quả.

Tuy vậy, giải pháp thường được tìm kiếm là sai hướng. Khi một hệ thống vận hành không hiệu quả, thay vì tập trung cải thiện tính hiệu quả, người ta lại tìm cách nâng cao lãnh đạo, thêm năng lực xã hội hay thêm tài năng. Thực tế, hiệu quả chính là mắt xích yếu nhất trong hầu hết các tổ chức, nhưng cũng là yếu tố dễ cải thiện nhất.

Quản lý đúng không chỉ là suy nghĩ đúng đắn mà còn là thực thi đúng cách, tạo nền tảng cho mọi sự thay đổi tích cực và bền vững.

Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược biên dịch từ Malik Letter, số 44-45 tháng 11. 2024