Với sự xuất hiện liên tục của kỹ thuật và công nghệ mới, đặc biệt trong công tác quản lý doanh nghiệp, môi trường kinh doanh đã và đang thay đổi, biến chuyển không ngừng với rất nhiều đối thủ cạnh tranh mới cùng những xu hướng mới. Chính vì thế, các chủ doanh nghiệp luôn phải trang bị sẵn sàng một hệ thống quản trị chuyên nghiệp để không chỉ phát triển bền vững, mà còn phải phát triển mạnh mẽ, mở rộng quy mô và nắm bắt cơ hội chuyển dịch cùng thị trường.

Một hệ thống quản trị bài bản có thể được áp dụng vào nhiều mô hình cũng như quy mô kinh doanh, là khung sườn để doanh nghiệp phát triển dù đang ở trong bất cứ giai đoạn nào. Thiếu đi hệ thống quản trị với những quy tắc và công cụ chuẩn mực ngay từ đầu, doanh nghiệp rất dễ rơi vào khủng hoảng khi có bất cứ biến động nào về nhân sự hay thị trường.

Hệ thống quản trị là gì?

Hệ thống quản trị là các cấu trúc và quy trình vận hành của một doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách có hệ thống, đảm bảo các quy trình diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả theo kế hoạch. Các hệ thống quản lý hiện đại thường tuân theo chu trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và cải tiến PDCA (Plan – Do – Check – Act).

Một hệ thống quản trị hiệu quả được dựa trên các quy tắc và quy trình tối ưu, được sử dụng để kiểm soát mọi quy trình vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, hệ thống quản trị chính là nền móng cho sự phát triển liên tục và bền vững của doanh nghiệp nhờ những quy định, vai trò và quy trình đã được chuẩn hóa.

Hệ thống quản trị được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực và ngành nghề, từ các ngành sản xuất, vận tải, tới giáo dục và y tế, và một hệ thống tốt sẽ nhận chứng nhận đạt chuẩn ISO 9001.

Tại sao doanh nghiệp cần có hệ thống quản trị?

Để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, cũng như đảm bảo sự phát triển và sự sống còn của doanh nghiệp, nhà quản lý luôn phải trả lời 3 câu hỏi: (i) Làm thế nào để vừa làm hài lòng khách hàng, vừa phải tuân thủ đúng quy định và tiêu chuẩn của chính phủ?; (ii) Làm thế nào để đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ bằng cách tối ưu hóa quy trình và phương pháp quản lý? và (iii) Làm thế nào để phát triển và mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng, tăng doanh thu liên tục?

Môi trường kinh doanh ngày một trở nên phức tạp hơn, liên tục mang đến những thách thức mới cho doanh nghiệp, bao gồm cả sự cạnh tranh lẫn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong mọi lĩnh vực. Một hệ thống quản trị được xây dựng bài bản là khuôn khổ và là bộ công cụ bắt buộc phải có, giúp doanh nghiệp vượt qua  những thách thức này một cách dễ dàng và đảm bảo sự thành công bền vững.

Khi có được một hệ thống quản trị bài bản, nhà quản lý có thể nhanh chóng trả lời được các câu hỏi trên bằng những phương thức sau:

Trước hết, phải làm rõ các chỉ số hiệu suất trong tổ chức nhằm thể hiện chi tiết vai trò của mỗi thành viên và chỉ tiêu trong quy trình làm việc, qua đó tối ưu hóa quy trình và đảm bảo chất lượng của tổ chức;

Sau đó, cần truyền tải mục tiêu chiến lược đến tất cả các cấp trong tổ chức. Doanh nghiệp càng lớn thì càng khó thống nhất mục tiêu và tầm nhìn chung tới tất cả các phòng ban. Một hệ thống quản trị tốt sẽ giúp những kiến thức ngầm này thể hiện rõ hơn trong từng quy trình và từng chức năng nhiệm vụ của tổ chức;

Tiếp theo là giúp các phòng ban làm việc với nhau một cách trơn tru và hiệu quả hơn. Khi có một quy trình làm việc rõ ràng giữa các phòng ban, nhà quản lý sẽ dễ dàng cắt giảm thời gian làm việc liên bộ phận và nâng cao chất lượng công việc hơn rất nhiều;

Ngoài ra, cần tăng cường sự gắn kết giữa quản lý và nhân viên. Khi vai trò và nhiệm vụ của từng vị trí đã rõ ràng, vấn đề giao tiếp giữa nhân viên và quản lý sẽ suôn sẻ hơn nhiều. Sự gắn kết trong hệ thống nhân sự cũng giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ chất lượng hơn và dễ dàng mở rộng quy mô hơn;

Và cuối cùng là cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu lớn nhanh hơn. Với tất cả những lợi điểm nêu trên, doanh nghiệp sẽ sớm thực thi được chiến lược tổng thể bằng một bộ quy trình tiêu chuẩn, bài bản và với sự đồng lòng của toàn bộ hệ thống nhân sự.

Các bước xây dựng một hệ thống quản trị bài bản

Để xây dựng được một hệ thống quản trị bài bản nhất, nhà quản lý cần đi qua đủ 4 giai đoạn của quy trình PDCA:

Giai đoạn 1: Khảo sát, đánh giá thực trạng

Trước khi bắt đầu xây dựng hệ thống quản trị, nhà quản lý cần đảm bảo xem xét đủ các yếu tố: Chiến lược kinh doanh, khách hàng, quy định và tiêu chuẩn về sản xuất,  bộ tiêu chí đánh giá hiệu suất của mỗi phòng ban. Trên cơ sở đó, quản lý các phòng ban liên quan có thể đưa ra phương án điều chỉnh hệ thống quản trị một cách độc lập.

Giai đoạn 2: Lên phương án xây dựng hệ thống quản trị trên quy mô toàn tổ chức

Dựa vào mục tiêu và chiến lược kinh doanh và kết quả khảo sát từ giai đoạn 1, nhà quản lý có thể đưa ra phương án xây dựng hệ thống quản trị bài bản trên quy mô toàn doanh nghiệp. Bộ đề án bao gồm: Bộ chỉ tiêu hiệu suất (KPI), quy trình sản xuất/dịch vụ, bộ báo cáo mẫu, quy trình giao ban, dòng tiền doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Kiểm tra, rà soát

Trong quá trình thực thi hệ thống quản trị, nhà quản lý cần rà soát sát sao để kịp thời đưa ra phương án cải thiện, bổ sung nhằm hoàn thiện và tối ưu hóa hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Giai đoạn 4: Hoàn thiện hệ thống quản trị

Hệ thống quản trị sau khi được rà soát và cải thiện liên tục từ 4 – 6 tháng có thể được coi là hoàn thiện. Dựa vào khuôn khổ này, doanh nghiệp cần liên tục đánh giá dựa trên tình hình thị trường thực tế để hoàn thiện thêm hệ thống quản trị bằng những công cụ mới hoặc quy trình mới.

Xây dựng hệ thống quản trị bài bản với Sleader

Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn cho doanh nghiệp, cùng bộ công cụ quản trị đạt chuẩn Châu Âu được chuyển giao từ Viện Malik, Thụy Sỹ, Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược (Sleader) sẽ luôn là đơn vị đồng hành tin cậy của các doanh nghiệp trên hành trình đi tới thành công.

Để tìm hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một hệ thống quản trị hiệu quả và chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Sleader để được tư vấn trực tiếp.

Tin bài và ảnh: Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược (Sleader)