Thế kỉ 21 với những sự kiện phức hợp và khó đoán định: từ vụ khủng bố ngày 11/9 tại Mỹ đến cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 và gần đây nhất là dịch bệnh SARS COVID 2, đã khiến cho các nhà quản trị gặp nhiều khó khăn trong việc điều hành và xác định hướng đi của tổ chức. Trước đó, Giáo sư Fredmund Malik đã cho rằng, sẽ có “Cuộc chuyển đổi vĩ đại” trong thế kỉ 21 (Malik, 1997). Những biến động này nhấn mạnh sự cần thiết của một công cụ quản trị tích hợp – phương pháp Đồng hợp.

Cuộc đại chuyển đổi của Thế kỷ 21

Khi quá trình đại chuyển đổi xảy ra, những cái hiện tại được thay thế bởi những cái mới (Malik, 2017). Ví dụ vào 200 năm trước, khi Cách mạng Công nghiệp lần đầu tiên diễn ra tại Anh, các hoạt động sản xuất thủ công, nhỏ lẻ đã được thay thế bằng máy móc quy mô lớn. Thế kỉ 21 đang chứng kiến kỉ nguyên của Cách mạng Công nghiệp lần thứ 4 với đặc trưng là sự cải tiến công nghệ một cách nhanh chóng thông qua việc tăng cường sử dụng truyền thông di động, kết nối internet, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo, công nghệ robot, công nghệ đám mây (ILO, 2018). Fredmund Malik miêu tả quá trình đại chuyển đổi này giống như việc một con sâu bướm biến thành một con bướm. Quá trình này sẽ rất đau đớn và con sâu bướm sẽ phải chết để con bướm được sống (Malik, 2017). Nói cách khác, đây là “một quá trình thoát thai đau đớn” của một Thế giới mới (Malik, 2017). Thế giới mới với những quy luật, trật tự mới sẽ được khai sinh nhờ vào nguồn gốc của thế giới cũ.

Một đặc điểm của quá trình đại chuyển đổi là tính phức hợp ngày càng cao (Malik, 2017). Tính phức hợp được hiểu là sự đa dạng và tương tác mang tính hệ thống, khó đoán định và không theo quy luật nhất định. Chẳng hạn, chiến tranh Thương mại Mỹ – Trung hay đại dịch Covid 19 đã tạo ra một môi trường phức hợp trong thế kỉ 21. Tính phức hợp thúc đẩy các chủ thể của sự việc liên kết với nhau một cách có hệ thống và chặt chẽ (Malik, 2017). Nếu không quản trị tốt sự phức hợp, sẽ dễ dẫn đến sự căng thẳng và sụp đổ của cả hệ thống. Ví dụ như dịch bệnh Covid 19 là một sự phức hợp khi là căn nguyên của cuộc khủng hoảng không chỉ về lĩnh vực y tế mà còn là kinh tế, xã hội ở hầu hết mọi quốc gia trên thế giới. Một cuộc suy thoái toàn cầu với những tác động mạnh mẽ hơn cả cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 là điều đã được nhiều tổ chức kinh tế dự báo. Với sự chậm trễ và thiếu quyết đoán trong việc đối phó với dịch bệnh Covid 19, nhiều quốc gia đã phải gánh chịu hậu quả kinh tế nặng nề: chẳng hạn nền kinh tế của Anh Quốc đã suy giảm 20% trong quý II/2020 (Reuters, 2020); tỉ lệ thất nghiệp tại Mỹ đã đạt mức cao nhất kể từ Thế chiến thứ II với 14.7% (Forbes, 2020). Tuy nhiên, tính phức hợp cũng có thể thúc đẩy sự sáng tạo, đem lại những cơ hội mới và định hướng mới cho sự phát triển của xã hội. Cũng trong đại dịch Covid 19, thương mại điện tử đang lên ngôi và các doanh nghiệp cần phải đón đầu xu thế này để có thể sống sót qua cuộc đại chuyển đổi trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

Để có thể làm chủ sự phức hợp, các doanh nghiệp cần phải quản trị hiệu quả. Trong đó, quản trị thông minh là con đường có chi phí thấp nhất để thực hiện được quản trị hiệu quả. Quản trị thông minh dựa trên sự sáng tạo, vốn có tính vô hạn của con người, sẽ triển khai các mô hình quản trị mới, thúc đẩy sự ứng dụng các thành tựu mới nhất của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 như IoT, Big Data, AI, điện toán đám mây để tối ưu hóa quyết định của các nhà quản trị.

Một trong các mô hình quản trị thông minh được Giáo sư Fredmund Malik, thuộc Viện Malik Thụy Sĩ phát kiến và đưa vào áp dụng cho hơn 1.000 doanh nghiệp và tổ chức trên thế giới là mô hình Đồng hợp. Đồng hợp giúp quản trị sự phức hợp hiệu quả bằng việc tạo ra những thay đổi toàn diện một cách nhanh chóng và mạnh mẽ. Những thay đổi này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành thông minh hơn và có khả năng thích ứng nhanh với cuộc đại chuyển đổi.

Đồng hợp – Mô hình quản trị thông minh cho các doanh nghiệp và tổ chức trong cuộc đại chuyển đổi của thế kỉ 21

Cơ sở khoa học và vai trò của Đồng hợp

Cha đẻ của Quản trị học hiện đại, Peter Drucker đã cho rằng, có một mô hình chiến lược cơ bản mà tất cả các doanh nghiệp thành công đều tuân theo, đó là: Luôn luôn đi trước sự thay đổi. Họ là người chủ động tạo ra sự thay đổi thay vì chờ nó xảy ra.

Như ở Hình 1 đã chỉ ra, con đường màu xanh là con đường của sự phát triển tối ưu trong tương lai, đến với thế giới mới; còn màu đỏ thể hiện con đường của sự phát triển tụt hậu (Malik, 2017). Giữa hai con đường chính là vùng ra quyết định trọng yếu, nơi doanh nghiệp và tổ chức bắt buộc phải có những bước chuyển lớn và nhanh chóng để có thể vận hành hiệu quả trong Thế giới mới (Malik, 2017). Đây chính là thách thức lớn của các tổ chức, khi họ cần phải tạo ra sự thay đổi, nhưng lại đối mặt với sự hoài nghi và không chắc chắn.

Trong một cuộc khảo sát gần đây với  lãnh đạo của các công ty về  “Sự chuyển đổi vĩ đại của thế kỉ 21”, họ đều nhận định rằng các phương pháp truyền thống không còn hiệu quả trong việc đưa ra quyết định để đón đầu thách thức (Malik, 2017). Trong thế giới của sự phức hợp với sự liên kết chặt chẽ toàn cầu, các phương pháp truyền thống bao gồm làm việc nhóm, workshop, hội thảo, hội nghị cấp cao sẽ không thể mang lại một sự thay đổi đáng kể và nhanh chóng cho tổ chức. Các hình thức này giới hạn số người có thể làm việc cùng lúc, hạn chế việc chia sẻ kiến thức và tận dụng trí tuệ tập thể. Vì vậy, nó không thể giúp phá vỡ tình trạng “silo” của một số tổ chức (là tình trạng khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với người khác trong công ty – BlueC, 2019), dẫn tới việc tổ chức không thể thích nghi trong cuộc đại chuyển đổi (Malik, 2017). Vì vậy, cần có một phương pháp mới để đối mặt với những thách thức mới, đó là phương pháp Đồng hợp.

Tên gọi Đồng hợp (Syntegration®) bắt nguồn từ việc kết hợp của cụm từ Đồng bộ (Synergy) và Tích hợp (Integration). Đó là sự Đồng bộ và tích Hợp về trí tuệ và năng lực cảm xúc của các lãnh đạo và nhân viên (Malik, 2016). Đồng hợp là kết quả nghiên cứu độc quyền từ Viện Malik, Thụy Sĩ trên các lĩnh vực từ Khoa học hệ thống, Điều khiển học, Sinh Kỹ thuật, Lý thuyết về Giao tiếp và thông tin, Lý thuyết về sự liên kết được mô phỏng bằng Hình học (Malik, 2016).

Ngoài ra, Phương pháp Đồng hợp còn dựa trên nền tảng trí tuệ đám đông trong việc ra quyết định. Xã hội phương Tây đề cao sức mạnh ý chí của từng cá nhân riêng lẻ, nhưng trong những tình huống nhất định, các nhóm thật sự có thể đưa ra những quyết định đúng đắn hơn cả người thông minh nhất trong nhóm. James Surowiecki (2004) đã khám phá hệ quả của ý tưởng những đám đông lớn thông minh hơn một vài cá nhân kiệt xuất, cho dù họ có tài giỏi đến thế nào. Do vậy, sức mạnh của đám đông có thể được sử dụng để tìm ra những câu trả lời chưa có lời giải và xác định cách thức phối hợp hành vi và hợp tác trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Mặc dù các cá nhân trong một tập thể đều rất khác biệt, độc lập và không tập trung, nhưng những quyết định của họ khi được tập hợp lại thì lại có sự thống nhất đáng ngạc nhiên.Việc phát huy trí tuệ tập thể khi được thực hiện đúng cách sẽ gia tăng đáng kể khả năng sáng tạo của các thành viên, từ đó đưa đến những quyết định đột phá (Hoàng Văn Hải, 2016). Chính trí tuệ tập thể đã định hình các quốc gia, xã hội, nền kinh tế và doanh nghiệp. Theo James Surowiecki (2004), có bốn điều kiện để có thể phát huy thành công trí tuệ tập thể, bao gồm: sự đa dạng của ý kiến; sự độc lập (ý kiến được đưa ra không ảnh hưởng bởi những người xung quanh); sự phi tập trung hóa (không ai được chỉ định ai làm bất cứ việc gì); sự phối hợp (có một cơ chế để biến những ý kiến riêng thành quyết định tập thể). Cơ chế của Phương pháp Đồng hợp hội đủ cả 4 yếu tố trên: mỗi người tham gia được đưa ra ý kiến ở những chủ đề mình mạnh nhất, sẽ có người điều hành các phiên thảo luận để tất cả các ý kiến đều được ghi nhận và bình đẳng, ý kiến được lựa chọn là ý kiến có sự đồng thuận cao. Vì vậy, Đồng hợp Malik đã thành công trong việc phát huy trí tuệ của số đông để đem đến những giải pháp mang tính đột phá cho tổ chức. Nhờ việc ứng dụng của nhiều lĩnh vực khoa học, phương pháp Đồng hợp đã vượt qua khỏi những công cụ thông thường trong Quản trị doanh nghiệp, tổ chức (Malik, 2016). Phương pháp này đã được thử nghiệm và kiểm chứng hơn 1.000 lần ở các tổ chức thuộc mọi lĩnh vực của xã hội (Malik, 2016).

Tóm lại, Đồng hợp Malik là phương pháp tối ưu hóa các cuộc họp và thảo luận, phát huy tối đa trí tuệ tập thể, tạo ra sự đồng thuận cao nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp của tất cả các tổ chức một cách toàn diện và nhanh chóng. Nhờ vậy, tổ chức có thể thích ứng một cách hiệu quả với các thách thức và đi trên con đường màu xanh của sự phát triển tối ưu trong thế giới mới.

Các phương pháp truyền thống như làm việc nhóm hay hội nghị đều có những điểm hạn chế: ví dụ, với nhóm nhỏ, tuy có thể hiệu quả nhưng kiến thức chỉ hạn chế ở một số lượng người ít ỏi. Còn với các cuộc hội thảo, hội nghị, tuy có số lượng người tham dự lớn nhưng các cuộc thảo luận thường kéo dài và mất phương hướng. Phương pháp Đồng hợp kết hợp sức mạnh của một nhóm nhỏ làm việc hiệu quả với trí tuệ của số đông người tham gia (Malik, 2016). Bằng cách áp dụng Lý thuyết về giao tiếp và thông tin, Lý thuyết về sự liên kết, thông tin tự động lưu chuyển tới mọi người và chia sẻ trong mọi lúc trên toàn bộ hệ thống (Malik, 2016). Điều này giúp số lượng người tham dự lớn có thể phối hợp hiệu quả như những nhóm nhỏ (Malik, 2016).

Tùy vào cấu trúc cụ thể của mỗi hệ thống liên lạc mà sẽ có những kết quả khác nhau. Có những hình thức làm sai lệch thông tin được truyền đạt hay chưa tận dụng được trí tuệ số đông. Tuy nhiên, hình thức lưu truyền thông tin từ phương pháp Đồng hợp lại giúp tối ưu hóa số kết nối trao đổi cho số lượng người lớn. Hình thức này gia tăng mức độ gắn kết giữa các thành viên, cho phép số đông có thể dễ dàng chia sẻ thông tin để xử lý nhiều chủ đề đan xen.

Ứng dụng Đồng hợp ở Tập đoàn GDC

Thảo luận câu hỏi mở

Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược (Sleader) là đơn vị đầu tiên được Viện Malik Thụy Sĩ chuyển giao Công nghệ Đồng hợp, với phiên đầu tiên được tổ chức dành cho Tập đoàn GDC.

Viện Nghiên cứu Lãnh đạo Chiến lược Sleader đã nghiên cứu khảo sát Tập đoàn GDC cũng như trao đổi với ban Giám đốc nhằm đánh giá thực trạng công ty theo mô hình Quản lý Tổng thể GMM ®. Ngoài ra, dựa trên mục tiêu của Công ty, Ban lãnh đạo đã xác định câu hỏi mở “Tập đoàn GDC cần làm gì để trở thành top 10 nhà thầu chuyên nghiệp và đạt doanh thu 5.000 tỷ vào năm 2025?” và câu hỏi này được thảo luận xuyên suốt ở phiên Đồng hợp.

Kết quả đạt được

Đồng hợp đã được tiến hành trong 2 ngày theo đúng quy trình của Viện Malik, Thuỵ Sĩ. Những người tham gia tiến hành sàng lọc và thống nhất thảo luận 06 chủ đề liên quan đến câu hỏi mở. Các chuyên gia của Sleader đóng vai trò là người dẫn dắt trong các phiên thảo luận, giúp tất cả các thành viên tham dự đều được đóng góp ý kiến của mình một cách bình đẳng. Kết thúc phiên Đồng hợp, các thành viên đã cùng nhau đưa ra giải pháp chi tiết cũng như lộ trình thực hiện cho từng giải pháp. Hơn thế nữa, tất cả đều thể hiện ý chí, sự quyết tâm đồng lòng cùng đưa Công ty đạt được mục tiêu vào năm 2025. Khi được phỏng vấn về hiệu quả của phương pháp này, các thành viên tham dự phiên đồng hợp đều phản hồi rất tích cực:

“Đây là phương pháp thực sự hiệu quả mang lại năng suất vượt trội gấp  nhiều lần so với các phương pháp trước đây. Tôi mong muốn Đồng hợp sẽ được áp dụng ở mọi công việc, từ tổ chức thi công, quản lý, điều hành cuộc họp. Như vậy chúng tôi chắc chắn sẽ đạt được mục tiêu của mình”- Chủ tịch HĐQT Tập đoàn GDC

“Trong 2 ngày diễn ra đồng hợp, tôi càng ngày càng có nhiều năng lượng”- Phó Tổng giám đốc Tập đoàn GDC

“Năng lượng của tôi đã tăng gấp đôi sau Đồng hợp”- Phó phòng QLDA, Tập đoàn GDC

Kết luận và khuyến nghị

Trong bối cảnh phức hợp và khó đoán định của thế kỉ 21, các doanh nghiệp, tổ chức cần phải có những bước chuyển mình mạnh mẽ và kịp thời để thích nghi và tiếp tục phát triển bền vững. Vì vậy, những phương pháp thảo luận truyền thống với hạn chế về việc chia sẻ thông tin và khai thác trí tuệ số đông sẽ không thể giúp các tổ chức có những giải pháp đột phá trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, Mô hình Đồng hợp có thể giải quyết tất cả những hạn chế đó bằng việc áp dụng Khoa học hệ thống, Điều khiển học và Mô phỏng sinh học để khai thác tối đa sự sáng tạo, chất xám của mỗi thành viên và giúp thông tin được truyền đạt hiệu quả. Bên cạnh đó, với sự hỗ trợ của các phần mềm khác từ Viện Malik, Thụy Sĩ, các tổ chức hoàn toàn có thể đánh giá được mức độ ảnh hưởng của các giải pháp lên mục tiêu đề ra, từ đó lựa chọn những giải pháp mang lại hiệu quả cao nhất. Đồng hợp hiện nay chưa được biết đến nhiều ở Việt Nam, vì vậy, việc nhân rộng mô hình này là cần thiết để giúp các doanh nghiệp, tổ chức có một công cụ quản trị thông minh, thích ứng với Cuộc Đại chuyển đổi của thế kỉ 21 và đạt được thành công vượt trội.

Tác giả: TS. Dương Thị Thu, Nguyễn Thu Thảo

Bài báo được đăng tại Kỷ yếu Hội thảo Quốc gia về “Quản trị thông minh trong môi trường phức hợp toàn cầu: Lý luận và thực tiễn” tháng 1/2021