Đại dịch COVID-19 với những tổn thất nặng nề mà nó gây ra cho nền kinh tế và các doanh nghiệp, đã dẫn đến nhu cầu lớn về quản trị khủng hoảng. Có thể nói, đây là một trong những lần hiếm hoi trong vòng đời của một doanh nghiệp mà các nhà quản trị phải đối mặt với một biến động ảnh hưởng sâu rộng đến vậy.

Để tồn tại và duy trì được hoạt động trong “trạng thái bình thường mới” các lãnh đạo doanh nghiệp phải có được các tư duy và hành động vượt lên cách làm truyền thống. Và để làm được điều này, các doanh nghiệp Việt cần phải nắm chắc các nguyên tắc và công cụ trong chiến lược quản trị khủng hoảng.

Quản trị khủng hoảng là gì?

Có nhiều định nghĩa về khủng hoảng trong ngành quản trị, nhưng nhìn chung, khái niệm khủng hoảng thường được tóm gọn trong 3 ý chính: Khủng hoảng là (1) thách thức đối với doanh nghiệp, (2) thường xảy ra đột ngột và gây tổn hại đáng kể, và (3) chỉ có một khoảng thời gian giới hạn để giải quyết. Như vậy, quản trị khủng hoảng là việc chuẩn bị nguồn lực và cấu trúc tổ chức để đối mặt và giải quyết khủng hoảng một cách hiệu quả và phục hồi doanh nghiệp.

Có thể nói, đối mặt với khủng hoảng tuy là điều không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng lại là điều không thể tránh khỏi trong thế giới biến động không ngừng. Chuẩn bị một chiến lược rõ ràng cho quản trị khủng hoảng là công tác cần thiết, nếu không muốn nói là đặc biệt quan trọng, trong việc xây dựng một doanh nghiệp.

Các loại khủng hoảng thường thấy tại doanh nghiệp

Để dễ dàng tìm ra giải pháp, trước tiên, nhà quản trị thường tính đến dấu hiệu cảnh báo và tốc độ ảnh hưởng của khủng hoảng. Từ đó, có thể thấy khủng hoảng được chia thành ba loại chính:

Khủng hoảng tiềm ẩn (Creeping crises):

Khái niệm: Đây là dạng khủng hoảng mà các dấu hiệu đã có từ trước, nhưng thường là những sự kiện nhỏ lẻ, nên không được các nhà quản trị để ý và đưa ra biện pháp thích hợp.

Ví dụ: Nhiều nhà hàng không có quy trình dịch vụ khách hàng bài bản, khiến cho nhân viên bối rối trước những tình huống lạ. Những tình huống này có thể nhỏ lẻ nhưng chắc chắn sẽ ảnh hưởng tiêu cực tới danh tiếng của nhà hàng; và chỉ cần một tình huống biến tướng thành một sự cố, hay như cư dân mạng hay gọi là “phốt”, thì khó có thể cứu được.

Khủng hoảng chậm (Slow-burn crises):

Khái niệm: Khủng hoảng chậm nghĩa là đã có một số hoặc một chuỗi các dấu hiệu cảnh báo từ trước, mặc dù chưa gây sự cố nghiêm trọng, nhưng sẽ lớn dần theo thời gian. Các nhà quản trị doanh nghiệp đã biết về các dấu hiệu cảnh báo này nhưng không có biện pháp phù hợp để loại bỏ hay tháo gỡ.

Ví dụ: Những lời phàn nàn của thực khách khi dùng bữa tại nhà hàng ban đầu chỉ là lời qua tiếng lại giữa thực khách và nhân viên, nhưng với trào lưu review quán ăn trên mạng xã hội, nhiều nhà hàng đã phải lên tiếng xin lỗi công khai và thậm chí đóng cửa vì những bình luận tiêu cực chỉ từ những khủng hoảng chậm này.

Khủng hoảng đột ngột (Sudden crises):

Khái niệm: Đây là khủng hoảng xảy ra một cách bất ngờ, thường là ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, ví dụ như thiên tai, bạo loạn, bệnh dịch, và sẽ ảnh hưởng ngày càng nghiêm trọng nếu không được giải quyết nhanh chóng

Ví dụ: Ví dụ nổi bật gần đây nhất là đại dịch COVID-19 và ảnh hưởng của nó tới ngành F&B nói chung. Giãn cách xã hội là điều mà không chủ doanh nghiệp nào kiểm soát được, song có những nhà hàng đã giải quyết khủng hoảng nhanh hơn và có những biện pháp tốt gần như ngay tức thì, đồng thời lại có nhiều nhà hàng không kịp trở tay và kết quả là không thể tiếp tục hoạt động.

Các thành phần trong một chiến lược quản trị khủng hoảng

Tư duy chiến lược – “biến nguy thành cơ”

Không có mê cung nào là không có đường ra. Khi đối mặt với khủng hoảng, nhà quản trị cần giữ một cái đầu lạnh và tìm ra cơ hội cho doanh nghiệp đằng sau tất cả tất cả những sự hỗn loạn và thiệt hại. Điểm khác biệt giữa một nhà quản trị khủng hoảng xuất sắc và những người khác chính là tư duy chiến lược. Một nhà quản trị xuất sắc sẽ nhìn toàn cảnh để tìm lối ra cho doanh nghiệp, trong khi đó một nhà quản trị bình thường sẽ chỉ giải quyết vấn đề ngay trước mắt.

Có một phép ẩn dụ rất hay để so sánh tư duy chiến lược và quản trị khủng hoảng truyền thống. Chẳng hạn, cảnh vật vẫn ở nguyên trạng thái đó, nhưng với một ống kính máy ảnh góc hẹp (quản trị khủng hoảng truyền thống) thì người chụp sẽ chỉ tập trung vào được một phần rất nhỏ; trong khi đó với ống kính máy ảnh góc rộng (tư duy chiến lược), người chụp sẽ nhìn được toàn cảnh, cũng như bố cục và mối tương quan giữa các sự vật khác nhau trong ảnh.

Lãnh đạo

Một tổ chức quản trị khủng hoảng tốt cần có một nhà lãnh đạo bền bỉ. Lãnh đạo một tổ chức giữa khủng hoảng cần nhiều hơn là người ra quyết định thuần túy; người lãnh đạo cần thể hiện hy vọng, sự lạc quan, tầm nhìn, và đồng thời phải giữ tốt quan hệ với công chúng.

Đặc biệt, người lãnh đạo có ảnh hưởng vô cùng lớn tới việc chuẩn bị kế hoạch xử lý khủng hoảng để tránh những tình huống tiềm ẩn như đã nói ở phần trước.

Văn hóa

Văn hóa tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định độ bền bỉ của tổ chức. Sự quan liêu, văn hóa cấp bậc, hay quá nhiều luật lệ, nội quy chính là rào cản lớn nhất của tổ chức khi đối mặt với khủng hoảng. Ngược lại, doanh nghiệp nhỏ với một văn hóa quá tự do mà không có một cấu trúc hay quy trình nhất định cũng có thể chịu ảnh hưởng tiêu cực từ khủng hoảng.

Vì vậy, để tối ưu hóa độ bền bỉ của doanh nghiệp, văn hóa tổ chức cần phải đủ linh hoạt để đối phó kịp thời với khủng hoảng, nhưng cũng cần phải có đủ kỷ luật để đưa ra những quy trình và kế hoạch phù hợp từ trước khi những sự cố này xảy ra.

Bám sát tình hình và ra quyết định kịp thời

Có một đội ngũ thức thời với các xu hướng và tình hình xã hội mới nhất là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp trước khủng hoảng, đặc biệt để đối phó với khủng hoảng tiềm ẩn. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đội ngũ này có thể chính là ban lãnh đạo, những người sẽ phải sát sao theo dõi tất cả quy trình hoạt động của nhân viên cũng như phản hồi của khách hàng để kịp thời đưa ra những nhận định về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nhận thức được hiện trạng tổng thế có thể giúp doanh nghiệp tránh khỏi những hậu quả đáng tiếc mà khủng hoảng tiềm ẩn – vốn được coi là một dạng khủng hoảng có thể tránh được – gây ra.

Như vậy, để có chiến lược quản trị khủng hoảng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải:

• Chuẩn bị kỹ các kế hoạch dự phòng, đồng thời phải đủ linh hoạt để thích ứng với môi trường thay đổi liên tục;
• Có một CEO quyền lực và quyết đoán, nhưng đồng thời phải có một đội ngũ lãnh đạo cấp cao mạnh mẽ không kém, có khả năng truyền cảm hứng, có tinh thần tích cực, cũng như có tầm nhìn rõ ràng và đầu óc thực tế để đối mặt với tình huống đang gặp phải;
• Có một văn hóa tổ chức đề cao kỷ luật nhưng đồng thời nuôi dưỡng tinh thần sáng tạo và đổi mới;
• Ra quyết định một cách cẩn trọng và hợp lý, nhưng đồng thời phải nhanh chóng và sẵn sàng mạo hiểm khi cần;
• Có một đội ngũ thức thời, hiểu rõ toàn cảnh vị thế doanh nghiệp và tình hình chung để bình tĩnh làm rõ được tình huống dù hỗn loạn đến đâu.

Phần mềm MSA – Công cụ tối ưu trong phát hiện lỗ hổng và quản trị khủng hoảng

Khủng hoảng đột ngột thì doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận ra, trong khi đó khủng hoảng chậm và tiểm ẩn trong doanh nghiệp ban đầu xuất hiện dưới dạng như một lỗ hổng rất nhỏ và sẽ lớn dần theo thời gian. Trong thời điểm mà đại dịch COVID vẫn tiếp tục diễn biến phức tạp, giãn cách xã hội gia tăng, thì đây chính là lúc các nhà quản trị cần nhìn lại hệ thống vận hành của doanh nghiệp để nhanh chóng phát hiện những lỗ hổng nhỏ và tìm cách ứng phó.

Phần mềm MSA là một công cụ quản trị thông minh, được phát triển từ mô hình Hệ thống quản lý tích hợp (IMS), là bí quyết công nghệ của Viện Malik, Thuỵ Sỹ đã được sử dụng để tư vấn cho các doanh nghiệp châu Âu và thế giới. MSA cho phép đánh giá tổng thể 24 yếu tố cần thiết, không chỉ giúp doanh tìm ra được lỗ hổng trong quản trị, mà còn xác định đúng điểm đòn bẩy để đầu tư nguồn lực một cách hợp lý, đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời.

Với bí quyết công nghệ bao gồm 24 yếu tố cốt lõi, phần mềm MSA có thế giúp doanh nghiệp:

• ĐÁNH GIÁ TOÀN DIỆN: MSA tìm ra và đánh giá được các yếu tố cốt lõi và tác động giữa các yếu tố trong hệ thống để “bắt mạch” được đúng gốc rễ vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải
• TIẾT KIỆM THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ: Thời gian và chi phí giảm đi rất nhiều so với quy trình khảo sát đánh giá thông thường. Chỉ trong vòng 24 giờ, nhà quản trị có thể nắm được bức tranh tổng thể của doanh nghiệp, nhanh chóng đưa ra quyết định trong bối cảnh khủng hoảng
• ĐÁNH GIÁ ONLINE: Hình thức này phù hợp với bối cảnh giãn cách xã hội thời COVID
• TỐI ƯU GIẢI PHÁP: Doanh nghiệp có thể tự tìm ra giải pháp cho doanh nghiệp của mình dựa vào kết quả đánh giá trực quan của MSA

Đăng ký sử dụng phần mềm MSA ngay hôm nay: https://sleader.solidtech.vn/phan-mem-msa/

Liên hệ tư vấn: Ms. Hương – [email protected] / 0966255950

Tổng hợp và biên soạn: Viện Lãnh đạo Chiến lược (Sleader)