Không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh, người ta đã rút ra bài học rằng những quyết định đơn độc được đưa ra ở cấp cao nhất của hệ thống phân cấp có thể dẫn đến thảm họa. Hệ thống phân cấp, một mặt, dễ rơi vào lạm quyền và tham nhũng để duy trì hệ thống. Mặt khác, khi được lãnh đạo bởi những người thực sự có năng lực, được trao quyền quyết định sâu rộng, hệ thống phân cấp lại có thể tạo ra những thành tựu và dấu ấn đáng ngưỡng mộ nhất – trong kiến trúc, nghệ thuật, âm nhạc, chính trị, kinh doanh và khoa học.

Khi xem xét kỹ, ta thấy không có mối liên kết chức năng bắt buộc nào giữa hệ thống phân cấp và khả năng tham gia, tính linh hoạt, khả năng thích ứng hay tốc độ hành động. Tất cả phụ thuộc vào việc tổ chức phân cấp đó được lãnh đạo theo tinh thần bình đẳng, khuyến khích sự tham gia – hay hoàn toàn ngược lại. Các tổ chức phân cấp có thể vừa là nơi của tự do, vừa là nơi của áp bức; chúng có thể đồng thời tồn tại hai mặt và thậm chí còn hơn thế.

Kiểm chứng thực tế: Trách nhiệm tại một điểm

Thực hành quản lý không phải là vấn đề của hệ thống phân cấp dưới dạng quyền lực nhân cách hóa hay sự phát triển quyền lực. Đặc biệt trong những tình huống có độ phức hợp cao, một trong những nguyên tắc chức năng quan trọng nhất của tổ chức là trách nhiệm phải rõ ràng và không thể phân tách. Đây chính là nguyên tắc chức năng của Trách nhiệm tại một điểm (One Point Responsibility). Trách nhiệm nếu bị phân tán qua nhiều hệ thống sẽ không thể phát huy tác dụng trong các tình huống khẩn cấp. Do đó, Trách nhiệm tại một điểm thường cũng được gọi là Trách nhiệm của một người (One Person Responsibility).

Hãy lấy ví dụ về người điều phối không lưu, chịu trách nhiệm cất và hạ cánh tại một sân bay. Người này không phải là cấp trên của các phi công mà cô ấy hướng dẫn và phối hợp. Tuy nhiên, trong những tình huống cụ thể, cô ấy lại chính là người quyết định cuối cùng, người nắm giữ trách nhiệm tại một điểm, trách nhiệm của một người. Chỉ riêng tại sân bay Frankfurt, các điều phối viên không lưu giám sát khoảng 1.500 chuyến bay mỗi ngày – tức khoảng 200.000 chuyến trên toàn cầu. Họ đảm bảo an toàn bầu trời trong mọi điều kiện có thể tưởng tượng. Điều quan trọng là: quyền lực phân cấp, kỷ luật không nằm ở họ, mà nằm ở các cơ trưởng.

Tuy nhiên, trách nhiệm tại một điểm cũng có thể được giao cho một tập thể. Ví dụ, trong các hội đồng quản trị điều hành và giám sát theo quy định của luật Đức dành cho công ty niêm yết, hoặc được quy định bởi điều lệ, hoặc điển hình là các hội đồng tư vấn mà bất kỳ tổ chức nào cũng có thể thành lập.

Một nguyên tắc quan trọng giúp hệ thống phân cấp vận hành được gọi là “tính dư thừa của mệnh lệnh tiềm năng” (redundancy of potential command), cho rằng “quyền lực tồn tại ở bất cứ nơi nào có thông tin cần thiết”, như nhà thần kinh học và điều khiển học Warren McCulloch đã nêu vào năm 1965. Nguyên tắc này có nghĩa là quyền lực không nhất thiết phải nằm trong cấu trúc phân cấp của hệ thống, dù nó có thể tồn tại ở đó. “Mệnh lệnh” được định vị ở nơi mà các thông tin tối ưu cho tình huống cụ thể hội tụ. Hệ thống tế bào thần kinh cung cấp một ví dụ sinh lý học cho nguyên tắc chức năng này.

Không có vị sếp nào trong não bộ – nhưng có quy tắc

Não bộ của chúng ta vận hành theo các quy tắc, không phải theo một “vị sếp”. Tuy nhiên, vẫn tồn tại những cấu trúc chức năng phân cấp đóng vai trò điều khiển, cụ thể là các mạng lưới thần kinh luôn thay đổi, nắm giữ thông tin liên quan nhất tại mỗi thời điểm. Trong bóng đá, quyền lực và quyền kiểm soát nằm ở vị trí quả bóng. Ở cấp độ điều hành trận đấu, quyền lực và quyền kiểm soát được trao cho trọng tài, người không phải là “sếp” của các cầu thủ. Đây là một quan điểm hiện đại: loại bỏ ý tưởng rằng phân cấp đồng nghĩa với sự cứng nhắc, thứ bậc cổ điển. Và điều đó thực sự hiệu quả. Nhiệm vụ, quyết định, năng lực và trách nhiệm luôn được phân bổ tới vị trí mà kiến thức và sự hiểu biết phù hợp nhất với hoàn cảnh và nhu cầu cụ thể – bất kể là phân cấp chính thức, truyền thống hay kế thừa. Một hệ thống có thể được trang bị những chức năng mà nó vốn không có; người ta có thể “để hệ thống tự vận hành” bằng cách chủ động không can thiệp. Nhưng chính những cách đó – bao gồm cả việc không can thiệp – cũng có thể dẫn đến rối loạn. Cách mà một hệ thống phân cấp được quản lý có thể mang lại cả hậu quả tích cực lẫn tiêu cực.

Sự chính danh của hệ thống phân cấp dựa trên trách nhiệm

Kỷ nguyên của những hệ thống phân cấp cứng nhắc đã chấm dứt. Những dạng hệ thống mới đang xuất hiện – không phải là hệ phân cấp quyền lực, mà là hệ phân cấp của các hệ thống, được lồng ghép và đan xen vào nhau theo cách đệ quy. Quản lý trong thế giới mới này sẽ trở nên hiệu quả hơn, không phải ít đi mà là ít cần đến việc triển khai quyền lực hơn, bởi khả năng tự điều chỉnh đang phát triển.

Trong ngôn ngữ của lý thuyết hệ thống và điều khiển học, có thể nói rằng một tổ chức vận hành hiệu quả cần được xây dựng theo cách đệ quy: các bộ phận chứa đựng tổng thể và đồng thời đại diện cho tổng thể. Trong vật lý, đặc biệt là lý thuyết hỗn loạn, điều này gợi nhớ đến các hình fractal. Nguyên lý đệ quy là một trong những mô hình kiến trúc và chức năng quan trọng nhất của tự nhiên và sự tiến hóa của nó.

Dù một tổ chức được thiết kế thế nào thì tổ chức đó vẫn cần một thẩm quyền có khả năng đưa ra quyết định. Thẩm quyền này có thể được trao cho cá nhân hoặc tập thể. Việc thực hành quản lý hiệu quả không nằm ở hệ thống phân cấp như một hình thức nhân cách hóa quyền lực. Chức năng của hệ thống phân cấp là trách nhiệm. Trách nhiệm là sự chính danh của hệ thống phân cấp trong một thế giới phức hợp.

Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược biên dịch từ Malik Letter, số 20 tháng 5. 2025

———————————————

VIỆN NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN LÃNH ĐẠO CHIẾN LƯỢC

Con đường đúng, tương lai sáng

🏢Địa chỉ: 266 Lạc Long Quân, Phường Bưởi, Quận Tây Hồ, Hà Nội

🌐Website: sleader.vn

📧Email: [email protected]

📖Tiki: https://tiki.vn/cua-hang/sleader

📞Hotline: 0965 965 368 / 0969 753 688 / 024 3201 1519

📱Zalo: Viện Lãnh đạo chiến lược Sleader/ 0969 753 688